Scoping & dashboarding
Interne audits gerichter uitvoeren
De definitie van ‘scoping’ is eigenlijk heel eenvoudig, namelijk: ‘Het duiden van (bedrijfs)processen op basis van de geldstromen uit je financiële administratie’. Van oudsher een ‘trucje van de accountant’, maar tegenwoordig een belangrijk instrument voor gemeenten om inzake het eigen beheer in control te komen. Door de data uit de eigen administratie te scopen én analyseren kun je interne audits gerichter uitvoeren. Daarnaast draagt het bij aan het monitoren van de verschillende tweedelijnsfuncties binnen de organisatie.
Achtergrond
Scoping is dus meer dan alleen maar een rekensommetje om te bepalen welke dossiers je controleert. Gemeenten hebben steeds meer mogelijkheden om hun eigen (financiële) data te ontsluiten. Dat biedt je ook de kans om in eigen beheer scoping uit te voeren. Daarbij zijn twee onderdelen essentieel: inzicht in de logica van de opbouw van lopende administratie en de mogelijkheid om bij de interne audits de juiste deelmassa’s te bepalen.
Uitdaging
Een veelgehoorde vraag is: ‘Waar te beginnen met scoping?’ De meeste gemeenten kennen een zogenaamde audit file, de lijvige standaardexport uit de financiële administratie, met daarin alle grootboekmutaties van één boekjaar. Het bewerken van deze file gebeurt veelal in Excel, maar dit is complex en foutgevoelig. Daarnaast leert de ervaring dat het veel tijd kost om de juiste bewerkingen op de goede manier uit te voeren. Adlasz gelooft dat dit effectiever, efficiënter en intelligenter kan. Om die reden hebben wij de ‘Adlasz Scopingstool’ ontwikkeld.
Resultaat
De ‘Adlasz Scopingstool’ is een innovatief hulpmiddel waarmee gemeenten eenvoudig scoping in eigen beheer kunnen uitvoeren. De tool is tot stand gekomen in lijn met onze slogan ‘Samenwerken aan inzicht en perspectief’. We hebben de tool namelijk ontwikkeld in samenwerking met onze klanten. Allereerst stelt de tool gemeenten in staat om scoping zonder tussenkomst van een accountant uit te voeren, wat leidt tot een effectievere, efficiëntere en intelligentere interne audit. Daarnaast biedt de tool inzicht in de kwaliteit van de administratie door middel van verschillende data-analyses. Met behulp van deze analyses biedt de tool een beter zicht op de kostenontwikkeling gedurende het jaar, waardoor prognoses eenvoudiger worden en bijsturing tijdens het boekjaar mogelijk is.
Aanpak
Om betrouwbaarheid en efficiëntie te bereiken, hebben we een script ontwikkeld waarmee we de krachten van verschillende applicaties bundelen. Nadat u bent aangesloten op de tool, levert u periodiek een export van de administratie in Excel en wij doen de rest... Voor een vaste, jaarlijkse abonnementsprijs leveren wij u elk kwartaal het lijstwerk dat u kunt gebruiken om per proces uw interne audits uit te voeren. Daarnaast geven wij u toegang tot een op maat gemaakt Power BI-dashboard, waarmee u op een intuïtieve manier door de verschillende analyses per proces kunt klikken.
Bij onze klanten zien we inmiddels dat dit dashboard ook de weg door de rest van de organisatie vindt. Meerdere functionarissen gebruiken de tool bij hun werkzaamheden, gevoed door de interne auditfunctie en gesterkt door het enthousiasme van de financieel experts. De Adlasz Scopingstool faciliteert eenieder om vanuit hun eigen vakgebied bij te dragen aan organisatieontwikkeling.
