Spendanalyse
Zicht op inkopen en aanbesteden
Gemeenten zijn gebonden aan strenge Europese regelgeving bij hun inkopen, de zogenoemde aanbestedingsregels. Aanvullend hanteren veel organisaties bovendien een (lokaal) inkoop- en aanbestedingsbeleid. ‘Boodschappen doen’ – variërend van integrale ICT-pakketten tot bosjes bloemen – is aan de orde van de dag. Echter, houd je je ook altijd aan die zelf opgestelde regels? Gezien de veelheid aan inkopen is overzicht houden vaak lastig. Onze spendanalyse zorgt ervoor dat alle aandachtspunten in het inkooplandschap voldoende in beeld blijven. Zo leer je als organisatie efficiënter om te gaan met je wijze van inkopen. Op basis van de resultaten uit de spendanalyse is het mogelijk bij te sturen op specifieke, risicovolle inkooptrajecten.
Achtergrond
Gemeenten zijn gebonden aan strenge Europese regelgeving bij hun inkopen, de zogenoemde aanbestedingsregels. Deze hebben als doel om binnen de Europese Unie een vrije en eerlijke concurrentie te stimuleren. Steeds meer gemeenten stellen naast de aanbestedingsregels een (lokaal) inkoop- en aanbestedingsbeleid op. Er is dus volop wet- en regelgeving omtrent inkopen. Echter, houden gemeentelijke organisaties zich daar ook aan?
Uitdaging
Binnen gemeentelijke organisaties is het doen van inkopen de dagdagelijkse gang van zaken. Vrijwel elke afdeling doet regelmatig grotere of kleinere ‘boodschappen’, wat kan variëren van ICT-pakketten en dienstverlening tot printpapier en bosjes bloemen. Daaraan zijn dus regels verbonden maar gezien de hoeveelheid inkopen is het overzicht vaak lastig te bewaren. Het is dus mogelijk dat collega’s uit verschillende teams identieke inkoopbehoeften hebben en zelfs kiezen voor dezelfde leveranciers, zonder dat ze daarvan onderling op de hoogte zijn. Wanneer er veel (al dan niet onbewuste) inkopen plaatsvinden bij dezelfde leverancier is een mogelijk gevolg een overschrijding van de Europese drempelwaarden of het lokale inkoopbeleid. Hoe hou je hierin het overzicht? Hoe signaleer je tijdig wanneer er eventueel een andere aanbestedingsprocedure vereist is? Zijn de aandachtspunten in het inkooplandschap voldoende in beeld?
Resultaat
Een spendanalyse... In deze analyse tellen we alle inkopen bij één leverancier bij elkaar op en leggen we de uitkomst naast de aanbestedingsregels en het lokale inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarmee kijken we terug én vooruit in de tijd op het gebied van inkopen. We beantwoorden de vraag of de gemeente haar inkopen rechtmatig heeft gedaan en of de juiste inkoopprocedures zijn doorlopen. Zo verzamelen we tevens input voor onder andere de rechtmatigheidsverantwoording. Een spendanalyse fungeert namelijk als een preventieve beheersmaatregel: door tussentijds te analyseren en vooruit te kijken, is het mogelijk tijdig bij te sturen of om aan te dringen op een juiste aanbestedingsprocedure.
Aanpak
Onze aanpak stemmen we samen af op de inrichting van jouw organisatie. Het inkoopbeleid, de aanbestedingsregels en de budgethouders- of mandaatregeling spelen hier een belangrijke rol. In de mandaatregeling is ten slotte vastgelegd wie welke inkopen mag doen. Op basis van de spendanalyse verkrijgen we inzicht in welke inkopen de komende periode aandacht vereisen. Dit bespreken we onderling goed door: we zijn transparant in onze aanpak en lichten de gevonden risico’s en resultaten uitgebreid toe. Daarmee stijgt de bewustwording om op de juiste manier inkopen te doen en leert de organisatie efficiënter om te gaan met je wijze van inkopen. Op basis van de resultaten uit de spendanalyse is het mogelijk bij te sturen op specifieke inkooptrajecten, daar waar de grootste risico’s liggen.
